我如何對外國人做簡報

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楔子

  這兩年工作上開始有海外顧問業務,多次與參訪的外賓或客戶接觸,總是認真準備變唸稿得多、場面熱烈有共嗚的少;踩了很多次失敗的坑後,發現最大的原因是,為了要看起來厲害、有料,簡報總是堆砌許多華美的圖表、講稿塞滿複雜的辭藻,但沒有圍繞著這場簡報的目的。因此聽眾離開你的場子時,就是很客氣的拍拍手離開,沒有問題,沒有興趣,沒有進一步。

  經過多次調整後,現在對外國人做簡報時,我會運用以下3個主要原則,讓自己達到目的:

  1. 主題要清晰
  2. 1頁1故事
  3. 頭尾要洗腦

  正好前陣子看到台北市長柯文長到歐洲議會演說:進步價值,光榮城市,得到同樣的啟發:上台表達是為達到某個目的。為了達到目的你需要打動聽眾,讓聽眾有感。

  人在台灣的我做為一個聽眾,聽在柯市長的演說中、適當表達了他的個人特質,和台北這座的城市,是如何相輔相成的進步和改變,最後得到光榮的價值。而做為演講者,他想達成的目的可能主要是,吸引歐洲各國對台北市的興趣,促動未來合作交流等。雖然他的英文並不流利,口音也不優雅,但若表達出來的內容,能在聽者心中形成台北印象就是:進步光榮之都;那麼這15分鐘的演說目的就達到了。

  在柯市長的演說中、適當表達了他的個人特質,和台北這座的城市,是如何相輔相成的進步和改變,最後得到光榮的價值。雖然他的英文並不流利,口音也不優雅,但表達出來的內容的目的是使聽眾接收到我想傳達的,那就是內容的價值,也是最重要的點。優雅漂亮或華麗辭藻雖然也是專業的一部份,但仍然只是附加價值。

主題要清晰

  在與外賓接洽的的過程中,我瞭解到為了解開自己的不自在,我們開場鋪了太多的梗,但不切入正題;然而你的聽眾漂洋過海可不是為了來看你在台上坑巴鋪梗的。明確的議題結構,比起華麗的形容詞更有用,並且可以貫穿整個場次。

  例如柯市長在演說中一開頭的就定義:城市角色。直接用人口數分佈表達出城市角的的重要性,以及你不可能忽略居住在城市中的「人」是主體。若市長開頭說:「台北是一個偉大的城市,因為他夜裡總是有燈,照亮你心靈的角落」,我不是很有把握,議員們會不會想到說:「噢,市長是來歐洲買燈泡嗎」?

  我是這麼想,城市是是他本次演說的主角。因此在整場中,他要談到進步,談到公民力量,談到文化社群,最終都會回扣到「城市」這個角色,而不是市長自己。

1頁1故事

  我相信你注意到了,柯市長的簡報,每頁都不複雜,1、2張照片=60秒的故事。我的英文很爛,就算惡補多譯也只能考個750收攤,換句話說我能掌控的辭彙有限,語句必需清楚簡單,否則是無表達立場傳遞訊息的。

  而1頁1故事的原則下,簡報製作必需多做精萃的工作,把你真正想講的那一句核心內容,用一句話說出來。而且要配合自己的程度設計,因為上場示的時候,就是你的綜合能力發功,不要用生冷的字彙、不要用複雜又長的語句;一定要切合你的能力。

  經過次多次實驗,我個人偏好「少即是多」的風格。中心主軸明確的倩況下,一頁簡報用一個故事承先啟後,這有一個明顯的好處是:你只演譯了必要的東西,因此在現場提問時,問題也能找到路回歸主題。換句話說,客戶依照他自身經驗發問時,受到這個結構的引導,即便當下客戶問題說不清楚,做為講者的我們仍然能回歸中心思想,再次將你想傳達的內容答覆予客戶。

  也就是是說,只呈現最重要的事,讓客戶心中種下最重要的觀念,假以時日他自然會有答案。

 

頭尾要洗腦

  在我的經驗中,通常一份General的主題介紹是20分鐘,如果再針對特定主題深入說明,會再用去10分鐘左右。大部份人類經過了半小時的聽力聽習都累了;頭尾都洗腦就是在每個小節、小段上的Recall主題,這樣做可以讓聽眾有感,對不熟悉的事物建立記憶鎦點。

  這個方法的運用,你可以呼應大主題的中心思想,也可以在各個段落小結安插應用。實際上我都會把內容,按照邏輯拆成一段一段小結語,過程就像你要找一條過河的路,在你真的踏上第一顆石子前,己經把路徑都畫好了。

  我們再次回顧柯市長的訴求,不外乎是有天歐盟想要有夠文明人口大小適當的場域,合作或發展時,台北市會從議員的腦中的名單出列!

結語

綜合以上1-2-3 combo技是這樣的:開頭我們用清晰的主題打下第一個鉚點,中場時我們1頁1故事,細細演譯主題場景,到收尾時,再次Echo你想要客戶記住的事。不要擔心論點重覆,在聽眾離席前,讓他們再次聽到你要傳逹的重點,聽眾有更高的機率帶著結論出場。

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