我如何以堪用的外語對外國人做簡報

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楔子

  這兩年,工作上多了「海外顧問」的角色需要扮演。任務是要將行業專門知識,以外國來賓的視角來表述,使參訪的外賓能有所收獲,或破除他心中迷思;每次為了達成目標,我都認真準備,但結果總是我盯著投影片朗讀的多,聽眾反應熱烈的少。

  經過了多次的失敗後,發現最大的原因,是為了要讓自己看起來厲害、又有料,總是將簡報塞滿太多資訊。堆砌太多華美圖表、講稿塞滿複雜辭藻,不但沒能引起聽眾的興趣,同時太複雜的文句也讓自己講不順,讓外賓帶著原來的問題離開。

  經過多次調整後,現在對外國人做簡報時,我運用以下3個主要原則,讓自己達到目的:

一、主題要清晰—定好清晰主題使聽眾聚焦
二、一頁一故事—演繹必要使聽眾思緒回歸
三、頭尾要洗腦—重覆強調主題以加深印象

  前陣子台北市長柯文哲到歐洲議會演說,講題為《進步價值,光榮城市》。我看完全篇演講,獲得相同的啟發:

「上台表達是為達到某個目的。目的是打動聽眾,讓聽眾有感。」

  我在柯市長的演說中,看到了他適當的展示了他的個人特質;也闡述了台北這座城市的各種要素,是如何相輔相成、促使台北市不斷進步和改變,最後贏得光榮的價值。他想透過這場演講達成的目的,可能是「吸引歐洲各國對台北市的興趣,促動未來合作交流」。雖然他的英文並不流利,口音也不優雅,但如果真能在聽者的心中,留下「台北市是一座進步光榮之都」的印象,那麼這15分鐘的演說目的就達到了。

 

一、主題要清晰

  一開始接觸顧問的工作時,公司裡的業務總是催促我們要「展示肌肉」,要我們看起來很厲害很專業。因此我們的簡報總有許多形容詞,在說自己厲害。
但後來我才瞭解,聽眾漂洋過海而來,是為解決他們心中的疑惑、或由講者的經驗得到思考的啟發。可是在聽眾注意力最好的開頭,我們一昧的說著鋪陳的形容詞,3分鐘內客戶就會不耐煩、划手機了。

  例如柯市長在演說中一開頭的就定義:城市角色。直接用人口數分佈表達出城市角的的重要性,以及你不可能忽略居住在城市中的「人」是主體。若市長開頭說:「台北是一個偉大的城市,因為他夜裡總是有燈,照亮你心靈的角落」,我不是很有把握,議員們會不會想到說:「噢,市長是來歐洲買燈泡嗎」?

  我是這麼想,城市是是他本次演說的主角。因此在整場中,他要談到進步,談到公民力量,談到文化社群,最終都會回扣到「城市」這個角色,而不是市長自己。

 

二、一頁一故事

  我相信你注意到了,柯市長的簡報,每頁都不複雜,1、2張照片=60秒的故事。我的英文很爛,考大學時英文連低標都沒達到。工作後說英文的機會少之又少,即使多方惡補,腦中的單字一直不多。如果不是簡單的用字、和句型結構,會有無法清楚傳遞訊息的問題。

  而一頁一故事的原則下,簡報製作必需多做精萃的工作,把每一頁簡報的核心內容,濃縮為一句話。再配合自己的程度設計講稿,少用自己不熟或無法掌握的東西。記住:國際比賽的時候不要拿新手套。

  經過次多次實驗,我個人偏好「少即是多」的風格。中心主軸明確的倩況下,一頁簡報用一個故事承先啟後。這麼做,有一個明顯的好處:你只演繹了必要的東西,因此聽眾在提問時,問題通常與主題相關,解答也會讓聽眾找到路回歸主題。

 

三、頭尾要洗腦

  一般一個講者要負責的場次時間是1小時。一開始接觸顧問的工作時,我總將自己的所學心得,全盤端出。但常常會在問答的時候,發現聽眾提問了我明明講過的東西。多次檢討後,我注意發現要幫聽眾抓重點,因為海外聽眾來的時間有限,舟車勞頓注意力也容易不足。為了設計演講的結構,我將要講的內容分為3層:

1. 這行做生意的大法則、賺錢框架
2. 為達到第1層所需具有的核心能力
3. 各核心能力需提供的商業務服務等級要求

  因為大部份人類經過了半小時的聽力聽習都累了;因此我用階層式的架構,讓聽的人對內容的結構有感,並在主題和子題的頭尾,將要給客戶的重點換句話說再說一遍。

  我們再次回顧柯市長的訴求,不外乎是將來有一天,歐盟的合作發展口袋名單,首選是台北市!

 

結語

  綜合以上三點,我們歸納出一個「組合技」:開頭我們用清晰的主題讓聽眾定焦,過程中我們1頁1故事,演譯主題場景,到收尾時,再次呼籲重點,把你想要客戶記住的事,再說一次。不要擔心論點重覆,在聽眾離席前,讓他們再次聽到你要傳逹的重點,聽眾有更高的機率帶著結論出場。


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